10 خطوات لأفضل عرض تقديمى بواسطة الباوربوينت ‎

كرائد أعمال بالتأكيد تهتم بالحديث عن مجال عملك و منتجاتك أو الخدمات التى تقدمها. لكن دائما ما يواجه الكثير من رواد الأعمال بعض العقبات لتقديم عرض تقديمى متميز تعزز به الثقة فى علامتك التجارية و تفتح به أفق جديدة لجذب رؤوس الأموال و تسلط على علامتك التجارية الأضواء من خلال وسائل الإعلام.

كل منا يستخدم أداته المفضلة لتصميم عرض تقديمى متميز من خلال بعض البرمجيات الشهيرة مثل باوربوينت أو كاى نوت أو غيرهما. و بالطبع مع اختلاف المميزات التى يقدمها كل تطبيق و لكن التوجه و الطريقة و الغرض واحد. بل و أخطاء رواد الأعمال فى التعاطى مع هذه البرمجيات أيضا متشابهه. فكل هذه البرمجيات تعتمد فى استخدامها على تصميم عدد من الشرائح التى تعكس وجهة النظر أو تقوم بسرد القصة و دائما تساعدك على الحديث فى صلب الموضوع.

هناك 10 أسئلة لابد أن تسألها لنفسك و عليك مراعاة الإجابات التى نقدمها لك من خلال بيت الحوار حين تبدأ فى صياغة عرض تقديمى من خلال باوربوينت. و تأكد أن هذه الإجابات بمثابة خطوات ثابتة على الطريق الصحيح لتقديم أفضل عرض تقديمى لم تحظى به من قبل.

1. ما الأشياء التى تستحق التفكير قبل تصميم أول شريحة؟

اذا فتحت تطبيق باوربوينت و بدأت فى الكتابة بشكل عشوائى دون ترتيب أفكارك فتاكد أن النتائج ستكون سيئة. فالخطوة الأولى عليك تحديد الرسالة الأساسية التى يحملها عرضك التقديمى و من ثم قم بإنشاء مخطط واضح و مرتب لكل النقاط. و تأكد فى البداية أنك قد ركزت على فكرة واحدة حتى لا تشتت تفكير الحضور.

الخطوة التالية هى أهمية النظر فى الهدف الرئيسى للعرض التقديمى. هل الهدف كسب عملاء جدد؟ أم شراكات استراتيجية جديدة؟ أم لتوسيع نفوذ علامتك االتجارية؟ أم تسليط الضوء على منتجات و خدمات جديدة؟ 

2. كيف يمكننى إنشاء عرض تقديمى يعزز من التفاعل مع الجمهور؟

لابد أن تظهر للحضور أنك تفهم احتياجاتهم من خلال تفاعلك الذاتى معهم. فإذا كانت شرائح الباوربوينت وحدها كافية فلما الجهود الإضافية فى تقديم ما تحمله من معلومات. لا تنسى أن الشرائح هى بمثابة دليل و مساعد لك حتى لا يأخذك الحديث لموضوعات ليست ذات صلة بالموضوع الأساسى.

لابد أن تتواصل مع الحضور بذات الطريقة التى تتواصل بها مع أى شخص أخر. اشرح فكرتك و تحدث عن جوانبها و أطلق العنان لعواطفك و كن ودودا و لا تتخلى عن ابتسامتك.

3. ما هى كمية النصوص التى يجب تضمينها؟

ليست هناك قاعدة واحدة أو ثابتة لكمية النصوص التى تتضمنها كل شريحة. لكن الأكثر تأثيرا اذا استخدمت عبارة واحدة قوية واضحة و موجزة. و بعد ظهورها أمام مرآى الحضور فإنها تترك انطباع لا ينسى داخلهم و بالتالى يمكنك التحدث عن هذه العبارة التى تعتبر بمثابة مفتاح الحديث.

4. كم عدد الشرائح التى ينبغى تقديمها؟

عدد الشرائح يعتم كثيرا على مدى الدعم البصرى أو بالأحرى سعة القاعة و حجم شاشة العرض و جودة الأجهزة المستخدمة للعرض. و اعلم ان بإمكانك استخدام 10 أو 20 أو 30 شريحة باوربوينت. و كن على علم أيضا بأن كل 10 شرائح تحتاج من الوقت حوالى 20 دقيقة لا أكثر و لا اقل، ولابد أن لا يقل حجم الخط عن 30.

5. كيف لى أن أتأكد أن هذه الشرائح ذات كفاءة و تأثير كبير؟

أضف بعض الإثارة لشرائح الباوربوينت. اجعل فى كل شريحة ما قد يحفز من تطفل الحضور لرؤية الشريحة القادمة. و قم بإختيار مزيج من الخلفيات الصلبة ذات التدرجات الخفيفة و الشفافية و الجودة الفائقة. اجعلها مريحة للعيون و جريئة و لافته للإنتباه.

6. ما هى أنواع الصور التى يمكن ادراجها بالشرائح؟ و لماذا؟

تشير الدراسات الى أن المعلومات البصرية عندما يتم ايصالها جيدا خلال العرض التقديمى. يمكنك لفت انتباه الحضور و الحصول على تركيزهم التام أكثر بكثير مما لو كنت تستخدم أى صور. فالصور تعزز من استدعاء المعلومات.

فمن الخيارات القوية استخدام صور عالية الدقة للوجوه و انفعالاتها و شعار الشركة و صور المنتجات أو الخدمات التى تقدمها. فلتكن الصور التى يتم اختيارها بمثابة قصاصة فنية. كما يمكنك من الحصول على دعم متميز من بعض المواقع التى تتلقى مقابل زهيد لتقديم مكتبة من الصور ذات الجودة العالية مثل istockphoto أو freerange أو fotolia و غيرها.

7. ماذا عن مؤثرات الإنتقال من شريحة لأخرى؟ 

الكثير يتساءل هل يستخدم مؤثرات الإنتقال من شريحة لأخرى فى كل الشرائح أم يحد من استخدامها. يفضل أن تستخدم مثل هذه المؤثرات بشكل محدود. و اذا قمت بإستخدامها يفضل أن تختار نوع واحد منها و لا تقوم بتغيره خلال العرض. كذلك لا تستخدم هذه المؤثرات الا اذا كانت تخدم العرض التقديمى مثلا لإظهار عملية أو منتج ما بشكل مميز عن باقى الشارئح.

8. هل ينبغى أن أضيف بعض مقاطع الصوت و الفيديو؟ 

نعم، لكن بعناية و فى خدمة محتوى العرض التقديمى و لا يزيد عن دقيقة أو دقيقتين على الأكثر. و لابد أن تتأكد من حفظ نسخة احتياطية من هذه الملفات التى تخطط لإستخدامها أثناء العرض التقديمى على فلاش ميمورى. حتى تتلافى مشاكل التشغيل أو بطء الإتصال بالإنترنت.

9. هل بإمكانى استخدام الرسوم البيانية؟

اذا كان الرسم البيانى يخدم المضمون من حيث تقديم النمو فى قاعدة العملاء أو المبيعات فلابد أن يكون بسيطا و غير معقد حتى يتثنى لغير المتخصصين فهمه.  و يفضل استخدام الرسوم البانية الخطية أو ثلاثية الأبعاد ذات المؤثرات الرسومية اللونية كى تلقى الإعجاب و تساعد فى تبسيط المعلومة.

10. ما هى الأخطاء الشائعة؟

واحد من أسوأ الأفعال هو قراءة كل كلمة بنص الشريحة. كلمة بكلمة ثم النظر الى شاشة العرض و بعدها النظر للحضور. هذه الأسلوب يعد الأكثر استفزازا لمتابعى العرض. أيضا من أفظع الأخطاء الرسوم البانية الغير دقيقة أو المزيفة، و الخطوط السيئة، و النصوص المتحركة، و الرسوم الكرتونية الخاصة بالبوربوينت و التى تسمى smart art و تعليقى عليها أنها ليست ذكية و ليست فن على الإطلاق.