فوائد الاجتماعات

هل هذا الاجتماع ذو ضرورة ملحة حقا؟

أحيانا اتخاذ قرارا بعدم عقد إجتماع لفريق العمل قد يكون أفضل، حفاظا على الوقت الثمين للجميع، إن لم تكن هناك حاجة ملحة لعقد الإجتماع.

لذلك في المرة القادمة قبل أن تستدعى فريق العمل لطاولة النقاش، أفعل مثلما يفعل بيت الحوار واسأل نفسك هذه الأسئلة الأربعة:

1. هل هناك هدف واضح للاجتماع ؟

اليك بعض الأمثلة القوية :

 ( أ) للتوصل إلى قرار 

(ب ) لطرح الأفكار لإيجاد حلول للمشكلة 

 (ج ) لتعزيز الشعور بالمسئولية (عن طريق عرض أعمال أحد أعضاء الفريق و فتح المجال للنقاش فى تفاصيل ما قدمه للمنظومة من نجاحات، و من ثم دفع أعضاء الفريق لتعزيز دوافعهم تجاه النجاح و التقدم فى العمل ).

و من الامثلة الضعيفة: لعقد الاجتماعات فقط لجمع تقارير الاداء للنقاط ذات النشاط المحدود.

2. هل يجب أن نجتمع الآن؟ 

قد يكون من المنطقي تأجيل الاجتماع ، إذا كانت المعلومات المطلوبة مفقودة أو أحد أعضاء الفريق الاساسيين لا يستطيع الحضور. لا تتسرع فى اتخاذ قرار عقد الاجتماع اذا كانت أساسيات عقد الاجتماع و أدواته غير متوفرة بين يديك فى هذه اللحظة. لا جدوى من عقد الاجتماع اذا لم تتوفر لك الاطراف التى تدفعك لحل مشكلة أو مناقشة موضوع ملح. بكل بساطة يمكنك تأجيل الاجتماع لحين توفر هذه الاطراف الاساسية من معلومات و أعضاء أساسيين.

3. هل هناك بديل أفضل؟

أذا كان الامر يتعلق بالبيانات أو المعلومات مثل تقارير الحالة. و اذا كان الامر لا يتعدى نطاق ثلاثة أعضاء من الفريق على الاكثر. يمكن ان يتم ذلك خلال البريد الالكترونى أو احد برامج مكالمات الفيديو المجانية عبر الانترنت. كما يمكن ان تتم هذه النقاشات من خلال جلسة فرعية و غير رسمية مصغرة للبت فى أحد الامور الملحة التى لا تستدعى استدعاء كل اعضاء الفريق لعقد اجتماع موسع.

4. ماذا لو لم يتم عقد هذا الاجتماع؟

 قبل تأجيل اجتماع ،  عليك النظر فى : ما لن يتحقق ؟ كيف تتفاعل مع أعضاء الفريق ؟ كيف تتفاعل مع كبار المديرين ؟ إذا كان الناس يقولون لك أن لا شيء ستفتقده (أوان لا تعني بقدر كبير لغيابهم أو عدم الاهتمام ) ، لديك إجابتك، و التي ينبغي أن تقودك إما إلغاء الاجتماع أو إيجاد سبل لتحسين ذلك.