التكنولوجيا حين تصبح مضيعة للوقت

البريد الإلكترونى، و اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت، و الهواتف الذكية ربما وجدت لينحنى أمامها الوقت. بالطبع قد جعلت كل هذه التقنيات الأمور أسهل بغض النظر عن الزمان و المكان. و لكن بقدر ما حسنت التكنولوجيا بيئة العمل على الصعيد الأخر هى اسوأ أعداء معدلات الإنتاجية للفرد و الفريق.

 

ربما شعرت للوهلة الأولى ان هناك بعض المبالغة فى كلماتى السابقة. لكنه أمر ملموس و أقرب ما يمكن اليك. حيث ان مجرد الرد على بريد الكترونى أو تحديث حالتك على صفحة فيسبوك قد يحرق ساعات من وقتك الثمين أمام ناظريك. 

لذلك وجب علينا أن ينبهك لخمس تقنيات من الممكن أن تكون العامل الرئيسى لخسارة المزيد من الوقت و كذلك نمدك بنصائح لتجنب سوء استخدام أو بالأحرى الإفراط فى استخدام هذه التقنيات:

 

البريد الإلكترونى

ان من أكثر مسببات التشتت و العناء حين تتفقد صندوق بريدك الإلكترونى، هو البريد الغير مرغوب به Junk Mail فلا تجازف بالإبحار وسط هذا الزخم من الرسائل التى لا تعتبر ذات قيمة. و بالطبع الإجابة على جميع رسائل العمل ربما فى بعض الأحيان قد يكون بالأمر الشاق و خاصة اذا كنت منشغلا بمجموعة أخرى من الرسائل من جهات أخرى غير العمل.

 

نصيحتنا: تحكم بصندوق بريدك الإلكترونى

اجعل لنفسك منهجا أو روتينا دائما لإدراة بريدك الإلكترونى بدلا من مجرد التحقق من الرسائل أو الحذف أو الرد أو تأجيل معالجة الرسئل لوقت لاحق. أولا عليك ان تجعل لنفسك حد أقصى لجميع الردود قد يكون ثلاثة جمل على الأكثر.

كما يمكنك استخدام بعض التطبيقات التى تساعدك فى تصفية و تركيز أو تصنيف رسائل البريد الإلكترونى الواردة. مثل  Gmail filters  أو Sanebox أو organizer. 

 

تطبيقات قوائم الأعمال

ان تدوين قائمة للأعمال التى عليك القيام بها انما هو أمر عظيم لتنظيم أعباء العمل و توزيعها خلال ساعات اليوم بأسلوب منطقى و مريح و قابل للتنفيذ. و لكن مع بعض التطبيقات المتخصصة فى هذا الأمر. قد تقضى أوقات أطول لإنشاء قائمة الأعمال و تعديلها ربما أكثر من وقت تنفيذ المهام ذاتها.

 

نصيحة أغلى من حياتي : اجعل قائمة أعمالك بسيطة

يمكنك نهج أكثر من أسلوب مبسط. كإستخدام أنظمة يمكنك التأكيد من خلالها على الأولويات اليومية كل صباح. بدلا من التخبط بسبب قائمة طويلة يومية. يمكنك تجربة بعض التطبيقات للهواتف الذكية و الكمبيوتر المكتبى مثل Clear أو workflowy أو wunderlist و هو متوفر لأجهزة iOS  و Android و على صفحات الويب من الكمبيوتر المكتبى بمجرد انشاء حساب.

 

وسائل الإعلام الإجتماعية

تويتر و فيسبوك و بينتريست و جوجل+ و تحيث محتوى شركتك و الاستجابة لمتابعينك و عملائك هى بالأحرى و ظيفة بدوام كامل تحتاج عضو الفريق المناسب. لا يمكنك تحمل أعباء وسائل الإعلام الإجتماعية بالإضافة الى جدول أعمالك اليومى.

 

نصيحة أغلى من حياتي: اجعل لنفسك حد

عليك ان تحد من استخدامك اليومى لمواقع التواصل الاجتماعى طالما هناك شخص مخول بهذه الوظيفة. ربما الأفضل ان تلقى نظرة عابرة و يفضل ان تكون مرتين أو ثلاث على الاكثر خلال اليوم و عليك ان تستخدمها لوقت محدد فى كل مرة.

 

تطبيقات الرسائل الفورية

انها بمثابة أدوات عظيمة لتبادل و تلقى الرسائل و ردود الأفعال الفورية مع فريق العمل. و لكن هذه الميزة المبهرة لن تحظى بها اذا كانت مع تدخل الاهل و الاصدقاء بمقاطعتك باستمرار خلال ساعات عملك.

 

نصيحة أغلى من حياتي: استخدمها بإعتدال

عليك ان تنشئ حساب منفصل للعمل على تطبيقك المفضل للرسائل الفورية و لا تعطى اسم المستخدم هذا للأصدقاء و العائلة. و عليك ان تفصل بحكمة بين محادثات العمل و التفاعل مع الأهل و الأصدقاء فلكل وقته المخصص. كما يمكنك توفير المزيد من الوقت بالاتصال الهاتفى المباشر اذا كانت المحادثة الكتابية ستطول أكثر من اللازم. 

 

الهواتف الذكية

ان الهواتف الذكية هى بمثابة نسخة محمولة و متنقلة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. و هى وسيلة للاتصال الصوتى المباشر بك على مدار الساعة. اذا كنت ترد على جميع المكالمات هنا تكمن مشكلتك.

 

نصيحة أغلى من حياتي: أجل بعض المكالمات

فى أوقات العمل الجادة و الفارقة عليك ان تحول مكالماتك الى البريد الصوتى. و فى وقت لاحق تحقق من صندوق بريدك و من ثم اجرى المكالمات الهامة و الحاسمة. و ربما عليك ان تنوه فى رسالتك اذا كان امر الأتصال مهم للغاية فمن الأفضل للمتصل ان يرسل بريد الكترونى. و اذا كنت تستخدم اجهزة ايفون على نظام تشغيل أعلى من iOS 6 يمكنك استخدام خاصية عدم الازعاج او الرد برسالة نصية على المكالمات.

 

 

فقط تخيل لو ان كل تقنية من هذه التقنيات الخمس استولت على ساعة من ساعات عملك اليومية. بالتأكيد لن يتبقى لعملك الكثير و سوف تأثر على انتاجيتك بشكل سلبى. و تأكد اننا  لا نطالبك بالتخلى عنها كليا و لكن حرر استخدامك لها من الإفراط.